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公益財団法人 新潟市開発公社
「理事長への手紙」取扱要綱
（趣旨）
第１条 この要綱は、公益財団法人新潟市開発公社（以下「公社」という。）「理事長への手紙」により寄せられた、公社全般に対する具体的な意見、要望等の取り扱いについて必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 「理事長への手紙」とは、次により理事長あてに寄せられたものをいう。
(1) 専用用紙及び専用封筒により寄せられたもの
(2) 「理事長への手紙」との意向が表示されている手紙や電子メール
２ 前項に規定するもののほか、葉書、ファクシミリにより寄せられたもので理事長が認めたものは、「理事長への手紙」として取り扱うことができる。
（専用用紙等の配置）
第３条 「理事長への手紙」の専用用紙及び専用封筒は、公社が管理する公共施設等（以下「施設等」という。）に配置するものとする。
（受付）
第４条 総務課は、第２条に規定する「理事長への手紙」を受け付ける。
（回答）
第５条 受け付けた「理事長への手紙」は、原則として書面によるものは理事長署名を添えて書面で、電子メールによるものは電子メールで、理事長回答をする。
２ 次の各号に該当する場合は原則として当該所属長から回答し、その結果を理事長に報告するものとする。
(1) 簡易な問い合わせ
(2) 至急対応する必要があるもの
(3) 理事長から回答した後、同一人物から同一趣旨の手紙が再度寄せられたもの
(4) お礼
(5) その他、理事長が当該所属長からの回答が適当と判断したもの
３ 次の各号に該当する場合は、原則として回答しない。
(1) 誹謗中傷を含むもの
(2) 明らかに営利・営業を目的とするもの
(3) 趣旨が不明・不明確なもの
(4) 匿名の場合や連絡先が不明なもの
(5) 明らかに組織的、団体としての行動で、内容が概ね同一であり、多数の手紙が投函されたもの
(6) 理事長等から回答した後、同一人物から同一趣旨の手紙が繰り返し寄せられたもの
(7) その他、理事長が不適当と判断したもの
４ 回答は原則２０日以内に行うこととする。ただし、次の各号に該当するものは、その旨を通知することに努め、回答期限を延長することができる。
(1) 調査・検討に時間を要するもの
(2) 理事会、評議員会への説明を要するもの
(3) 理事長の用務等で決裁や署名に時間がかかる場合
(4) その他やむを得ない事由によるもの
（個人情報の取り扱い）
第６条 「理事長への手紙」の処理にあたっては、公社個人情報保護規程に基づき必要な措置を講じるものとし、取り扱い上知り得た内容等は、プライバシーを尊重するとともに職員の守秘義務に触れることのないよう、十分に注意しなければならない。
（公表）
第７条 「理事長への手紙」は、理事長回答したもののうち、差出人が了解したものについては、個人情報に配慮し、公社ウェブサイトで公表することができる。
（改廃）
第８条 この要綱の改廃は、理事長の決裁を経て行う。
附 則
この規程は、平成２４年２月１日から施行する。
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